Use essas estratégias poderosas para fazer mais (estressando-se menos).

Você chega ao fim do seu dia de trabalho e olha para sua lista de tarefas (agora manchada de café). 

Você fica imediatamente frustrado ao perceber que apenas metade das tarefas foram concluídas.

Sério, o que aconteceu? Você ficou na sua mesa por quase oito horas. Por que você não conseguiu fazer mais? 

Manter um alto nível de produtividade não é intuitivo ou fácil – mas você não precisa se resignar a se sentir desencorajado e esgotado no final de cada dia de trabalho.

Reuni dez dicas de primeira linha e sólidas que você pode colocar em prática para canalizar seu foco e aumentar sua produtividade. 

1. Administre sua energia, não apenas seu tempo

As pessoas naturalmente têm altos e baixos em seus processos de trabalho ou em quão bem conseguem se concentrar, esses picos e vales em seu foco e motivação ocorrem naturalmente em seu corpo, impulsionados por seus ritmos ultradianos.

Você não pode competir com a ciência. Então, em vez de dobrar sua ingestão de cafeína, a atitude mais inteligente é prestar bastante atenção aos momentos do dia em que você se sente mais energizado. 

Mantenha um diário por pelo menos uma ou duas semanas (um dia não é tempo suficiente para identificar tendências) e anote como você se sente. Você terá mais facilidade em identificar seu horário biológico principal – os momentos em que você está mais ativo.

Com essas informações, você pode alocar seu trabalho de forma mais eficaz . Planeje seu trabalho profundo, complexo ou criativo para suas horas de ouro (você pode até bloquear seu calendário) e guarde tarefas servis para os momentos em que você se sentir um pouco mais esgotado. 

2. Crie uma lista de tarefas melhor

O comportamento crítico que eu aconselho as pessoas a não caírem é se preparar para o fracasso antes mesmo do dia começar, se nós pegarmos uma lista de tarefas de 25 coisas para fazer, temos a garantia de que ficaremos decepcionados com nosso progresso no final do dia.

Tente reduzir suas prioridades – recomendo escolher entre cinco e nove tarefas nas quais você quer progredir naquele dia.

Escolha uma coisa grande que você precisa realizar naquele dia, três coisas médias e cinco coisas pequenas.

Se você realmente estiver com dificuldade para descobrir o que merece algum espaço na sua lista, use uma Matriz de Eisenhower (às vezes chamada de matriz de priorização) para classificar suas tarefas e determinar quais merecem destaque principal — e quais podem ser delegadas ou sair completamente da sua lista. 

3. Desligue as distrações

Distrações e interrupções são, com certeza, um impedimento à produtividade, essas distrações se enquadram em duas categorias diferentes:

• Autoimpostas: distrações dentro do nosso controle, como as notificações que recebemos dos nossos dispositivos.
• Impostas pelo ambiente: distrações que não conseguimos controlar tão facilmente, como um colega passando na nossa mesa.

E não é só a distração em si que rouba seu tempo — é também o tempo e a energia que você tem que gastar para se concentrar novamente (o que, segundo pesquisas, pode levar mais de 23 minutos).

Você nunca eliminará completamente as distrações, você pode reduzi-las:

• Fechando sua aba de e-mail ou configurando uma resposta automática.
• Mudar o seu telefone e plataforma de mensagens instantâneas para o modo “não perturbe”.
• Usando um bloqueador de navegador (como StayFocusd ) para evitar sites que desperdiçam tempo.
• Colocar fones de ouvido para bloquear distrações ambientais.

4. Concentre-se em uma coisa de cada vez

“’Sou um ótimo multitarefa!’ Esse é meu equívoco favorito que ouço dos funcionários”.

Aqui está a questão: Pesquisas mostram que o cérebro humano é realmente incapaz de multitarefa. Em vez disso, você está alternando rapidamente entre diferentes tarefas – apropriadamente chamado de “troca de tarefas” ou “troca de contexto”. Você está basicamente interrompendo a si mesmo, e agora sabe que essas interrupções autoimpostas só prejudicam sua produtividade.

Então, como você faz seu cérebro fazer uma coisa de cada vez?

Diga em voz alta a única coisa em que você vai trabalhar (por exemplo, “Vou terminar este relatório”). E é isso! Isso é chamado de conversa interna externa , e muitas pesquisas mostraram que isso pode ter um impacto real em seu comportamento.

5. Agrupe suas tarefas

Mesmo que você esteja tecnicamente focado em apenas uma tarefa por vez, alternar repetidamente entre diferentes tipos de trabalho — você responde um e-mail, atualiza um relatório, trabalha em seu relatório e responde a outro e-mail — pode ser mentalmente desgastante. 

Você usa diferentes partes do seu cérebro para diferentes tarefas, o que significa que você está forçando muito a cabeça por não ter nenhum tipo de abordagem sistemática ao seu trabalho. 

Tente agrupar suas tarefas, o que é basicamente agrupar tarefas semelhantes e fazê-las todas de uma vez. Você pode até tentar o bloqueio de tempo , onde você define janelas de tempo específicas para certos tipos de tarefas (por exemplo, você responderá e-mails das 9h às 10h).

Talvez você ainda precise lidar com coisas fora dos intervalos de tempo designados, mas qualquer esforço para juntar tarefas relacionadas dará ao seu cérebro um descanso bem-vindo.

6. Priorize hábitos saudáveis

Não são apenas as coisas que você faz durante o dia de trabalho que afetam sua produtividade — as coisas que você faz fora do trabalho também têm muito peso. 

Manter hábitos saudáveis ​​é muito mais fácil dizer do que fazer, mas mesmo mudanças aparentemente pequenas podem ter um grande impacto em seus níveis de energia, foco e humor geral. Aqui estão algumas coisas rápidas para tentar:

• Alimentação saudável: Uma dieta equilibrada, rica em frutas, verduras, legumes, grãos integrais e proteínas magras, é fundamental para fornecer os nutrientes que o corpo precisa para funcionar corretamente. É importante evitar alimentos processados, ricos em gorduras saturadas, açúcares e sódio.
• Atividade física regular: A prática de exercícios físicos de forma regular, como caminhar, correr, nadar ou andar de bicicleta, ajuda a manter o corpo em forma, fortalecer os músculos e ossos, além de reduzir o risco de doenças crônicas, como diabetes, hipertensão e doenças cardíacas.
• Sono de qualidade: Dormir bem é essencial para a recuperação do corpo e da mente. A maioria dos adultos precisa de 7 a 8 horas de sono por noite. É importante criar uma rotina de sono regular, com horários para dormir e acordar, além de evitar o consumo de cafeína e álcool antes de dormir.
• Gerenciamento do estresse: O estresse crônico pode ter um impacto negativo na saúde física e mental. Práticas como meditação, yoga e exercícios de respiração podem ajudar a reduzir o estresse e promover o bem-estar.
• Evitar hábitos nocivos: O tabagismo e o consumo excessivo de álcool são hábitos que podem prejudicar a saúde e aumentar o risco de diversas doenças. É importante evitar esses hábitos ou buscar ajuda para abandoná-los.
• Manter um peso saudável: O excesso de peso pode aumentar o risco de doenças crônicas. Uma alimentação saudável e a prática de atividades físicas regulares são importantes para manter um peso saudável.
• Hidratação: Beber água suficiente é fundamental para manter o corpo hidratado e funcionando corretamente. A quantidade de água necessária varia de pessoa para pessoa, mas é importante beber líquidos ao longo do dia, especialmente antes, durante e após a prática de atividades físicas.
• Higiene: Manter uma boa higiene pessoal, como lavar as mãos regularmente, tomar banho e escovar os dentes, ajuda a prevenir a propagação de doenças.
• Lazer e convívio social: Momentos de lazer e convívio social são importantes para a saúde mental e emocional. É fundamental reservar tempo para atividades que proporcionem prazer e relaxamento, como hobbies, passeios com amigos e familiares, entre outros.

Ao adotar esses hábitos saudáveis, é possível melhorar a qualidade de vida, prevenir doenças e viver de forma mais feliz e saudável. É importante lembrar que a mudança de hábitos é um processo gradual e que requer disciplina e persistência. Comece com pequenas mudanças e vá incorporando novos hábitos aos poucos.

7. Faça uma pausa (ou algumas)

É tentador pensar que mais tempo na sua mesa significa que você fará mais. Mas, na realidade, estudos mostram que fazer pausas regulares pode realmente aumentar sua produtividade. 

Se você tem tendência a se deixar levar pelo trabalho e se esquecer de se afastar, usar um método de gerenciamento de tempo como a Técnica Pomodoro garantirá que você pare para um intervalo de cinco minutos entre cada período de trabalho de 25 minutos. 

Quer maximizar seu impacto nesse curto período fora? Vá para fora para tomar um pouco de ar fresco. Estudos mostram que sair para a natureza pode aliviar a fadiga mental.

8. Refine seu espaço de trabalho

A maioria de nós que de repente se viu trabalhando em casa durante a pandemia, sabe como ambientes menos que ideais podem afetar nossa produtividade. É por isso que vale a pena selecionar um espaço de trabalho que ajude você a se sentir mais focado e motivado.

Isso pode significar algo diferente para cada pessoa, mas aqui estão algumas sugestões:

• Invista em alguns acessórios ergonômicos para mesa (como uma cadeira, almofada ou apoio para pulso) para dar suporte ao seu corpo. 
• Posicione sua mesa perto de uma janela. A luz natural pode aumentar seu desempenho no trabalho. 
• Adicione uma planta ao seu espaço de trabalho. Um estudo descobriu que pessoas com plantas por perto tiveram um tempo de reação 12% mais rápido em testes de computador. 

Outros esforços, como confiar em um gerenciador de senhas, criar modelos e usar uma plataforma centralizada de gerenciamento de projetos, significam que você pode gastar menos tempo procurando o que precisa e mais tempo focado no seu trabalho real.

9. Mude seu cenário

Quando seu ambiente pode ter um impacto tão grande em seu foco e produtividade, vale a pena tentar mudá-lo de vez em quando.

Saia da sua mesa para responder alguns e-mails no seu sofá. Ou leve seu laptop para o seu pátio. Ou faça algumas horas de trabalho na sua cafeteria favorita . 

Isso cria uma pausa extra (você tem que pausar o que está fazendo e se realocar), e também ajuda você a se concentrar. Seu cérebro adora novidades e libera dopamina quando é apresentado a algo novo e excitante. A dopamina não é apenas um produto químico cerebral que faz você se sentir bem – é um motivador poderoso também.

10. Deixe de lado o perfeccionismo

Creio que uma das crenças mais insidiosas que limita a produtividade mais do que qualquer outra coisa é o perfeccionismo.

Esse perfeccionismo não só leva ao fracasso em começar as coisas porque “se não conseguimos terminá-las perfeitamente, nem começamos”, mas também eventualmente leva ao fracasso em terminar porque “se não for perfeito, continuamos trabalhando e continuamos ajustando”.

Embora esse desejo de fazer um trabalho impecável seja admirável, ele também pode prejudicar significativamente seu progresso e produtividade.

Como você pode parar de ficar obcecado e focar no progresso em vez da perfeição?

Quando você tem uma tarefa ou um projeto, defina um timebox (ou seja, um certo período de tempo, como 15 minutos ou uma hora) que determina quanto tempo você trabalhará naquele item específico. Quando o timebox termina, essa tarefa está tão concluída quanto possível por enquanto.

Essa tática instala um senso de urgência (que inspira você a se mexer), mas também alivia um pouco a pressão: você fica mais focado em ver quanto progresso pode fazer naquele período de tempo, em vez de trabalhar até que toda a tarefa seja concluída.

Assuma o controle da sua produtividade no trabalho

A maioria de nós tem muito a fazer. Mas mesmo com altas expectativas e as melhores intenções, é difícil reunir motivação e aproveitar ao máximo seu tempo no trabalho. 

A verdade é que você é humano – você não vai operar com eficiência máxima o dia todo, todos os dias. Mas ainda há muitas coisas que você pode tentar para aumentar seus níveis de produtividade e transformar aquela olhada no fim do dia para sua lista de tarefas (razoável) de desanimadora para gratificante.

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